Polimex-Mostostal – Umowy pod pełną kontrolą

W organizacji o profilu inżynieryjno-usługowym, skoncentrowanej na obsłudze tak trudnych i wymagających sektorów, jakimi są petrochemia i budownictwo energetyczne, efektywność dostępu do informacji przy realizacji złożonych procesów biznesowych ma kluczowe znaczenie dla powodzenia biznesu. Odpowiednie narzędzia do zarządzania dokumentami w firmie, pozwalające z jednej strony na skrócenie czasu dostępu do potrzebnych informacji, a z drugiej – na zapewnienie bezpiecznego ich przetwarzania, są kluczowym elementem strategii podnoszenia efektywności w Polimex-Mostostal.

Rosnąca liczba dokumentów w kontaktach z dostawcami i klientami, stopień skomplikowania ich obsługi, konieczność zapewnienia sprawnej akceptacji i możliwość dostępu do historii obiegu dokumentu w danej sprawie stały się bezpośrednią przyczyną wdrożenia narzędzia klasy ECM, czyli takiego, które łączy w sobie funkcje repozytorium dokumentów oraz silnika workflow, a także gwarantuje szczelny i sprawny obieg dokumentów elektronicznych w całej organizacji.

Rozwiązaniem zostały objęte zarówno umowy, w których Polimex-Mostostal SA występuje w roli usługodawcy lub sprzedawcy, jak i umowy, w których firma pełni rolę usługobiorcy lub kupującego. System obsługuje również obieg aneksów do istniejących umów. W wyniku analizy biznesowej przeprowadzonej wspólnie z All for One Poland wszystkie umowy obsługiwane w Rockaworkzostały podzielone na odpowiednie typy, wśród których są np. takie kategorie, jak umowy wykonawcze, umowy-zlecenia czy o poufności.

W Rockawork dla każdej umowy, oprócz indywidualnych atrybutów ją opisujących, umożliwiających pełnotekstowe wyszukiwanie w całej bazie umów, zostały stworzone dokumenty porządkujące i dokumentujące proces ich przygotowania, analizy oraz obiegu.

W wyniku analizy przedwdrożeniowej proces obsługi umów został odzwierciedlony w postaci graficznej mapy, określającej: role użytkowników w procesie, zadania użytkowników w systemie Rockawork, etapy obsługi umowy, dokumenty tworzone w procesie. Mapa procesu jest podstawą do zarządzania całą aplikacją obsługującą system obiegu umów w Rockawork, w tym zarządzania zmianami. Dzięki przejętym kompetencjom w procesie transferu wiedzy Polimex-Mostostal jest w stanie samodzielnie tworzyć nowe typy dokumentów oraz konfigurować repozytorium content management pod własne potrzeby biznesowe.

Całe rozwiązanie jest ściśle zintegrowane z systemem SAP ERP. Integracja obejmuje: pobieranie danych o kontrahentach z SAP z automatycznym uzupełnianiem danych dla umów w repozytorium dokumentów, pobieranie danych o projektach z systemu SAP, w tym m.in. informacje opisowe projektu z SAP, oraz pobieranie danych o zamówieniach w SAP.

Proces obsługi umowy w Rockaworkmożna podzielić na kilka zasadniczych etapów: utworzenie i rejestracja nowego dokumentu, opiniowanie, przygotowanie do podpisu, wreszcie zarchiwizowanie skanu podpisanego dokumentu.

Na etapie rejestracji nowej umowy Rockawork automatycznie tworzy kartę przeglądu umowy, a po jej wypełnieniu przez osobę inicjującą proces sprawdza (waliduje) kompletność wszystkich informacji koniecznych do przejścia dokumentu na dalszy etap w workflow. Poszczególni uczestnicy procesu z odpowiednich działów organizacji kolejno realizują swoje zadania związane z obsługą umowy. Rozwiązanie „pilnuje” kolejności i automatycznie tworzy kolejne zadania.

Zadania generowane przez Rockawork mają charakter zadań grupowych, dlatego na etapie walidacji opinie w poszczególnych działach wydają te osoby, które pierwsze podejmą zadanie ze swojej listy zadań. W przypadku kiedy zadania nie są podejmowane, system przypomina użytkownikom o konieczności zajęcia się danym dokumentem i obsługuje eskalacje według określonych warunków biznesowych (reguł). ECM pozwala także na komunikację pomiędzy uczestnikami procesu. Wszystkie  ustalenia i decyzje są rejestrowane w historii obiegu dokumentu.

Po zakończeniu ustaleń umowa jest drukowana i przedstawiana do podpisu wszystkim zainteresowanym stronom. Wybrani użytkownicy zostają poinformowani, że umowa przechodzi w tryb realizacji. Na koniec – w formie zeskanowanej – dokument wraca do systemu, gdzie jest zarchiwizowany. Umowa zostanie powiązana z odpowiednim projektem w SAP PS.

Oprócz skrócenia czasu potrzebnego na zebranie informacji o danej umowie, Polimex-Mostostal osiągnął również szereg innych korzyści. Jedną z najważniejszych jest dostęp do zestawu danych analitycznych, począwszy od prowadzenia statystyk, do raportowania całego procesu. Przed wdrożeniem Rockawork uzyskanie szybkiej i pełnej informacji o konkretnej umowie z danym dostawcą lub w danym projekcie zajmowało znacznie więcej czasu niż obecnie, ponieważ wymagało wielu ustaleń prowadzonych tradycyjnymi kanałami komunikacji. Dzięki Rockawork wszystkie informacje o poszukiwanych dokumentach (łącznie z historią ich obiegu) są teraz dla uprawionych użytkowników widoczne natychmiast.

Autorskie rozwiązania oferowane w chmurze posiadają certyfikat ISO 27018 dla rozwiązań SaaS (Software as a Service). BeeOffice, Rockawork oraz Edistrada są rozwijane w Enterprise Software House i oferowane w oparciu o bezpieczną infrastrukturę All for One Data Centers. Certyfikat ISO 27018 stanowi niezależną gwarancję bezpieczeństwa i poufności danych klientów, przechowywanych w aplikacjach. Norma ISO 27018 dotyczy takich procesów jak: system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych danych, szyfrowanie danych, zarządzanie zmianami w aplikacjach, rejestracja aktywności użytkowników i administratorów, zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami. Certyfikat ISO 27018 rozszerza zakres funkcjonującego w BCC Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, zgodnego z normą ISO 27001.

Rockawork stanowi kompletne, spójne i bezpieczne repozytorium dokumentów w chmurze, dostępne o każdej porze dla każdego użytkownika. O bezpieczeństwo procesu i blokowanie nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych biznesowo informacji dba rozbudowany system uprawnień, dzięki któremu można dowolnie konfigurować widoki i nadawać uprawnienia.

Po wdrożeniu Rockawork ustalenia związane z obsługą dokumentów zaczęły zajmować znacznie mniej czasu, a użytkownikom pracuje się wygodniej, bo system zarządza informacjami z kilku systemów IT, potrzebnych do przetworzenia umowy zgodnie z procedurami. W firmie stopniowo ogranicza się liczbę  dokumentów papierowych związanych z umowami będących w obiegu. Docelowo planowane jest ich całkowite wyeliminowanie. To pozwoli ograniczyć ryzyko związane z możliwymi opóźnieniami (wynikającymi np. z niedostępności osób) czy błędami ludzkimi. Nie do pominięcia są również oszczędności finansowe i działania proekologiczne.

Opisanie umów za pomocą (dowolnych) atrybutów pozwala na łatwe raportowanie wszystkich informacji w układzie, który ułatwia i przyspiesza podejmowanie decyzji biznesowych. Dzięki Rockawork udało się również uporządkować repozytorium umów także według jednostek organizacyjnych – dokumenty są jednoznacznie przypisane do poszczególnych komórek realizacyjnych i widoczne tylko dla uprawnionych osób.

Rozwiązanie umożliwia migrację zasobu archiwalnego umów do nowego rozwiązania, dzięki czemu z poziomu jednego narzędzia dostępne są zarówno umowy bieżące, jak i archiwalne.