E-archiwizacja, E-teczka HR, ECM

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to dziś jedno z najbardziej wymagających obowiązków pracodawcy. Według szacunków Kancelarii Prezesa Rady Ministrów koszty archiwizacji akt osobowych w skali kraju sięgają nawet kilkuset milionów złotych rocznie. Wynika to nie tylko z samej liczby dokumentów, lecz także z rygorystycznych wymogów dotyczących ich przechowywania.

Od 2019 roku zasady retencji uległy dużej zmianie. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. podstawowy okres przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej wynosi 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. To znaczące uproszczenie względem wcześniejszych przepisów, które wymagały przechowywania akt przez 50 lat – okres ten obowiązuje nadal w przypadku starszych teczek, o ile pracodawca nie złożył do ZUS tzw. raportu informacyjnego (co pozwala skrócić retencję do 10 lat).

Warto pamiętać, że niezależnie od formy – papierowej czy elektronicznej – miejsce przechowywania akt musi spełniać konkretne normy. Archiwa papierowe wymagają odpowiedniej infrastruktury: zabezpieczeń przeciwpożarowych, instalacji antywłamaniowych, a także stałej kontroli warunków środowiskowych. Temperatura powinna mieścić się w przedziale 14–20°C, z dobowym wahaniem nie większym niż ±2°C, a wilgotność względna – w granicach 45–60%, z dopuszczalnym odchyleniem ±5%.

Nieprzestrzeganie zasad przechowywania dokumentów nie jest drobnym uchybieniem. Kodeks pracy jasno wskazuje, że pozostawienie akt w warunkach zagrażających ich uszkodzeniu lub zniszczeniu może skutkować karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. W praktyce oznacza to, że brak właściwej kontroli środowiska, uszkodzenie akt czy ich nieprawidłowe zabezpieczenie naraża pracodawcę na poważne konsekwencje finansowe.

W wielu firmach akta osobowe kojarzą się z ciężkimi segregatorami, przepełnionymi szafami i rytuałem przerzucania kartek w poszukiwaniu jednego brakującego dokumentu. Przez lata w działach HR panowało przekonanie, że „papier jest pewniejszy”, a elektroniczną dokumentację traktowano raczej jako ciekawostkę niż realną alternatywę. Tymczasem od kilku lat to właśnie forma cyfrowa staje się standardem, a zmiany w prawie tylko ten kierunek wzmacniają. E-archiwizacja i e-teczka HR – w praktyce rozwiązania takie jak Rockawork – to dziś nie eksperyment, lecz logiczny krok w stronę efektywniejszej i bezpieczniejszej pracy z dokumentami.

Przełom nastąpił w 2019 roku. Od tego momentu papier przestał być jedyną dopuszczalną formą, a pracodawcy zyskali realną swobodę wyboru. Co istotne, pojawiła się również możliwość przeniesienia istniejących teczek do postaci cyfrowej – bez konieczności prowadzenia dwóch równoległych archiwów. To właśnie wtedy wiele organizacji zaczęło zauważać, że dokument w formie elektronicznej może być nie tylko pełnoprawnym odpowiednikiem papieru, ale również narzędziem, które pozwala usprawnić codzienną pracę. Rockawork umożliwia cyfryzację archiwów w sposób zgodny z prawem, transparentny i w pełni audytowalny.

Kolejnym ważnym momentem była nowelizacja z 2023 roku, która uporządkowała strukturę akt osobowych i wprowadziła nową część E. Dotyczy ona dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracowników oraz badaniami na obecność substancji działających podobnie do alkoholu. Zmiana ta objęła zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne, co oznacza, że również systemy HR musiały dostosować się do nowego podziału. W praktyce tylko zaawansowane cyfrowe archiwum – takie jak e-archiwum Rockawork – pozwala w pełni kontrolować różne okresy przechowywania dokumentów oraz automatycznie usuwać te, których przechowywać dłużej po prostu nie wolno.

Coraz więcej firm zaczęło więc myśleć o e-teczce HR nie tylko jako o „skanie papierów”, ale jako o kompletnym repozytorium dokumentów pracowniczych – uporządkowanym, spójnym, dostępnym z dowolnego miejsca i chronionym lepiej niż jakiekolwiek archiwum w szafie. W rozwiązaniach Rockawork dział HR może błyskawicznie dotrzeć do potrzebnej informacji, a pracownik – jeśli tak zdecyduje pracodawca – może samodzielnie pobrać dokument przez portal pracowniczy. Wszystkie czynności są monitorowane, a pełna historia zmian buduje transparentność procesu.

Cyfryzacja dokumentów HR porządkuje także obszar, który przez lata był jednym z najbardziej problematycznych pod względem zgodności. Papierowe akta podlegały zniszczeniu, zgubieniu, niekontrolowanemu kopiowaniu czy nawet przypadkowemu dostępowi. Tymczasem systemy e-archiwizacji, takie jak Rockawork, pozwalają na precyzyjne określanie uprawnień, monitorowanie wszystkich działań oraz automatyczne pilnowanie terminów przechowywania dokumentów – w tym tych z części E, których okres retencji jest znacząco krótszy niż w pozostałych częściach akt osobowych.

Dla przedsiębiorstw przejście na e-teczki staje się również sposobem na uporządkowanie procesów HR jako całości. Elektroniczna forma dokumentów naturalnie łączy się z cyfrowym obiegiem pism, podpisem elektronicznym, portalami samoobsługowymi i narzędziami automatyzacji. W efekcie działy kadr przechodzą od biernego administrowania dokumentami do aktywnego zarządzania informacją pracowniczą, a firmowe archiwum z miejsca generującego koszty zamienia się w przestrzeń uporządkowaną, elastyczną i w pełni zgodną z wymaganiami prawa pracy. Właśnie taki model pracy umożliwia Rockawork – nie tylko cyfryzując, ale realnie usprawniając organizację pracy w HR.

Wprowadzenie e-archiwizacji nie jest obowiązkiem, ale w świetle obowiązujących przepisów – i oczekiwań pracowników – trudno znaleźć argumenty za utrzymywaniem tradycyjnych teczek. Elektroniczne akta osobowe są bezpieczniejsze, bardziej dostępne, tańsze w utrzymaniu i lepiej wpisują się w sposób, w jaki firmy funkcjonują dziś. Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się zrobić porządek w dokumentach HR raz na zawsze – zaczynając od digitalizacji akt, a kończąc na pełnym, cyfrowym obiegu dokumentów opartym na rozwiązaniach Rockawork.

Rockawork posiada także moduł workflow, którego podstawową funkcją jest automatyzacja obiegu dokumentów. Modelowanie procesów, również tych zintegrowanych z SAP ERP (HCM), może odbywać się poprzez graficzny designer (np. zatwierdzenie warunków umowy o pracę, zatwierdzenie wniosku urlopowego czy rozliczenie delegacji). W przypadku Rockawork duże możliwości silnika workflow i zgodność z Business Process Modeling Notation (BPMN) pozwalają obsługiwać nawet najbardziej złożone scenariusze obiegu dokumentów.

Rockawork – zastosowanie w obszarze HR:

• Repozytorium dokumentów kadrowych (elektroniczne teczki pracownicze), wraz z integracją z SAP ERP, HCM lub jakimkolwiek innym systemem ERP
• Obieg oraz rejestr pełnomocnictw, wniosków o nadanie lub odebranie uprawnień w systemach informatycznych
• Wsparcie procesu rekrutacji i zwalniania pracowników
• Obsługa zapytań i zgód dotyczących przetwarzania danych osobowych (również na wydanie danych poza UE)
• Zarządzanie dokumentacją dot. RODO
• Wnioski urlopowe
• Delegacje
• Szkolenia i oceny pracowników

Wszyscy pracownicy działu HR posiadają dostęp do skrzynki zadań do wykonania. W momencie, gdy do skrzynki trafia nowe zadanie, użytkownik otrzymuje powiadomienie. Co istotne, ma także możliwość podglądu dokumentu na każdym etapie procesu. Ponadto narzędzie pozwala na rejestrowanie i udostępnianie informacji o zdarzeniach, zmianach i aktualnym statusie spraw. Możliwe jest zamodelowanie zastępstw i terminów wykonania zadań dla wybranych kroków lub całego procesu. System obsługuje również eskalacje w procesach.

Jak zagwarantować bezpieczeństwo danych pracowników i zapisów z umów o pracę, jak zminimalizować ryzyko dostępności, poufności i integralności informacji?

Szczególnie w kontekście nowych regulacjach Unii Europejskiej w zakresie przetwarzania danych osobowych (RODO/GDPR), które dziś stanowią ogromne wyzwanie organizacyjne
i techniczne dla przedsiębiorców. Ponieważ dobór środków zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych leży w gestii podmiotu je przetwarzającego, digitalizacja akt osobowych wydaje się najłatwiejszą drogą do osiągnięcia zgodności z nowymi przepisami.

Certyfikat ISO 27018 to gwarancja, że zarówno sama aplikacja, model jej udostępniania, jak i technologie IT, stosowane przy jej utrzymywaniu, spełniają restrykcyjne standardy bezpieczeństwa i poufności danych. Najważniejsze obszary ryzyka podlegające weryfikacji w procesie certyfikacyjnym ECM to:

• System tworzenia, utrzymania i odtwarzania kopii zapasowych danych
• Szyfrowanie danych
• Zarządzanie zmianami w aplikacjach
• proces wydania poprawek i nowych wersji aplikacji)
• Rejestracja aktywności użytkowników i administratorów
• Zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami.

Architektura systemu została tak zaprojektowana, aby aplikacja mogła być dostępna w modelu tzw. prywatnej chmury. SNP Poland (aktualnie All for One Poland) – w oparciu o własne, profesjonalne i bezpieczne All for One Data Centers – może również udostępnić rozwiązanie w modelu SaaS. Dzięki temu – w porównaniu do tradycyjnych instalacji wymagających własnej infrastruktury IT klienta – aplikacja może być dostępna praktycznie od ręki, bez konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych na zakup licencji i sprzętu oraz kosztów administracji.

Dodatkowo skorzystanie z modelu outsourcingu wzmacnia wszystkie korzyści płynące z zastosowania rozwiązania – oparcie współpracy o umowę SLA i transfer ryzyka na SNP generują w dłuższej perspektywie niższe koszty utrzymania, wyższe bezpieczeństwo i wyższą dostępność systemu. All for One Data Centers posiada wdrożony i certyfikowany przez niezależne organizacje zintegrowany system zarządzania ISO 27001 oraz ISO 20000. Klienci, którzy powierzają SNP swoje aplikacje i systemy, mogą mieć pewność, że komunikacja przebiega wg opisanych procedur, jest wspierana profesjonalnymi narzędziami, a zarządzanie ryzykiem jest ukierunkowane na systematyczne doskonalenie organizacji i minimalizację zagrożeń.

Podsumowując, możliwości z których dotąd korzystały jedynie największe podmioty, o rozbudowanej i rozporoszonej geograficznie strukturze, z częstą rotacja pracowników, od 1 stycznia 2019 r. będą dostępne dla wszystkich organizacji. Te możliwości to m.in.:

• Utrzymywanie elektronicznych, odpornych na zniszczenie archiwów,
• Dostęp uprawnionych osób do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów papierowych,
• Ograniczenie kosztów magazynowania dokumentów w wersji papierowej,
• Automatyzacja procesów i ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów w obsłudze,
• Zmniejszenie pracochłonności obsługi wielu procesów, np. rekrutacji, zatrudnienia itp.,
• Konfigurowanie uprawnień i autoryzacji jednoznacznie definiujących dostęp do danych grup dokumentów i rodzajów danych,
• Jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za kolejne kroki i decyzje,
• Osiąganie zgodności z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowy.

Warto dodać, że rozwiązanie Rockawork niesie ze sobą także unikatowe korzyści, szczególnie dla przedsiębiorstw korzystających z systemów SAP. Te korzyści to:

• Dostęp do kompetencji SAP i Rockawork u jednego dostawcy. Proces integracji Rockawork z firmowym systemem SAP jest dzięki temu znacznie ułatwiony i przebiega płynnie,
• Jeden dostawca obu systemów – możliwość wdrożenia rozwiązania end-to-end – od Rockawork po konfigurację SAP – przez SNP (aktualnie All for One Poland), co jasno określa odpowiedzialności dostawcy za rezultat,
• Możliwość skorzystania z usług serwisowych i rozwojowych u tego samego dostawcy, gwarantującego pełne wsparcie (zarówno dla SAP, jak i Rockawork), dostosowane do potrzeb każdej organizacji,
• Obsługa wielojęzyczności – ten sam proces może być obsługiwany w wielu językach (ważne szczególnie w międzynarodowych grupach kapitałowych, np. w sytuacjach, gdy workflow dokumentów wymaga akceptacji pracowników w różnych krajach),
• Dwa modele wdrożenia i utrzymania systemu, zależnie od preferencji klienta (on-premise – system instalowany lokalnie, wymaga zakupu licencji lub model usługowy Software as-a-Service, oparty na infrastrukturze All for One Data Centers – abonament miesięczny lub roczny).