Obieg i akceptacja faktur zakupowych to jeden z krytycznych procesów cash flow w każdej organizacji. Szczególnie firmy, które ewidencjonują dużą, liczoną w tysiącach liczbę faktur, potrzebują narzędzia, które pozwala ten proces usystematyzować i uporządkować. Eliminacja obiegu dokumentów w formie papierowej to kolejna korzyść. Rockawork to kompleksowe i elastyczne rozwiązanie, wspierające digitalizację dokumentów, archiwizację i ich obieg, w tym wsparcie nieograniczonej liczby faktur zakupowych.
Logowanie do systemu odbywa się przez przeglądarkę internetową (obecnie SAP ECM działa w Edge, Firefox i Chrome, na wszystkich systemach operacyjnych, na których są dostępne ww. przeglądarki, w tym m.in. Windows 10). Elastyczny system uprawnień pozwala łatwo przydzielać dostęp do danych i procesów, według wybranych kryteriów (np. wartość faktury, rodzaj dokumentu, rola w strukturze firmy).
Standardowo interfejs użytkownika umożliwia wybranie wersji językowej polskiej, angielskiej i niemieckiej (system jest przygotowany na dodawanie kolejnych języków obsługi).
W najnowszej wersji rozwiązania dużą uwagę zwrócono na kwestie user experience. Interfejs użytkownika jest przejrzysty i intuicyjny w obsłudze. Boczny panel po lewej stronie umożliwia szybki dostęp do wybranych procesów i dokumentów. Zawiera następujące zakładki:
System zawiera łatwo dostępne filtry, które ułatwiają szybkie wyszukiwanie dokumentów. Użytkownik sam może wprowadzać koleje kryteria wyświetlania dokumentów. Opracowując dokument (np. akceptacja/odrzucenie faktury), użytkownik pracuje na przejrzystym formularzu, a dodatkowo elektroniczny obraz dokumentu jest zawsze widoczny.
Nowością i sporym ułatwieniem jest dostęp do graficznej ilustracji procesu. Przełączając się na widok diagramu, użytkownik w każdej chwili może sprawdzić, jak wygląda ścieżka workflow dla danego dokumentu i na jakim etapie jest w danej chwili.
Prześledźmy modelowy obieg faktury dla prostego, dwustopniowego procesu akceptacji i integracji z SAP. W proces zaangażowane są trzy systemy. Głównym silnikiem procesu jest Rockawork. Potrzebne jest też rozwiązanie, które odczyta dane z faktury (OCR) i prześle je do ECM. Jako partner firmy ABBYY rekomendujemy narzędzie ABBYY FlexiCapture. Wreszcie opracowana i zaakceptowana faktura trafia do systemu SAP, w którym odbywa się księgowane.
Miejscem, gdzie projektuje i modyfikuje się procesy workflow, jest zakładka View builder (koniczne uprawnienia administratora). Kreator modyfikacji procesów jest intuicyjny w obsłudze i nie wymaga umiejętności programistycznych. System wspiera budowę procesów z wykorzystaniem notacji BPMN. Każdą zmianę w procesie (np. dodanie nowego poziomy akceptacji dla faktur przekraczających 1000 zł) wykonuje się z poziomu diagramu, „dorysowując” kolejne kroki i definiując ich wartości i adresatów (lub grupę adresatów).
Bez narzędzi Content Management do przechowywania dokumentów elektronicznych oraz rozwiązań workflow obsługujących obieg dokumentów i procesy biznesowe trudno sobie wyobrazić efektywne zarządzanie fakturami zakupowymi. Szczególnie w tych firmach, które otrzymują ich kilkaset, a nawet kilka tysięcy miesięcznie.
Intuicyjny interfejs, silnik systemu zapewniający obsługę dużego wolumenu faktur, możliwość elastycznego i szybkiego modyfikowania procesów zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i łatwy dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów to główne zalety Rockawork.
Dziś – spotkanie.
Za dwa tygodnie – prototyp.
Kolejne dwa – uruchomienie!
