Interfejs, raporty, wyszukiwanie

Rockawork dostępny jest w chmurze (prywatnej lub publicznej) lub w modelu on-premise.

Dzięki wbudowanemu modułowi REST API rozwiązanie integruje się z systemami OCR (np. ABBYY), co zapewnia automatyczne rozpoznawanie tekstu i digitalizację dokumentów. Wydajność rozwiązania pozwala na obsługę dużych wolumenów dokumentów i masowe skanowanie. Platforma jest zbudowana w oparciu o koncepcję low-code, dzięki czemu kolejne scenariusze biznesowe mogą być wdrażane i rozwijane bez angażowania specjalistów IT, przez przeszkolonych użytkowników.

W projektowaniu duży nacisk położono na łatwość i intuicyjność obsługi – rozwiązanie jest dostępne z poziomu przeglądarki WWW, przystosowane do obsługi na urządzeniach mobilnych i w wielu językach. Funkcje szybkiego wyszukiwania pozwalają na natychmiastowy dostęp do dokumentów, zgodnie z systemem uprawnień, i wyszukiwanie pełnotekstowe także w zarchiwizowanych dokumentach.

Wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzania oraz składowania i przesyłania danych zapewnia architektura rozwiązania, rozbudowany system autoryzacji, zastosowanie kryptografii oraz zaawansowany system kontroli i audytu.

Klienci korzystający z Rockawork w modelu cloud computing mają dodatkową gwarancję bezpieczeństwa i poufności danych w oparciu o certyfikat ISO 27018 przyznany All for One.

Dla klientów firmy SAP dużą zaletą rozwiązania jest łatwość zintegrowania platformy Rockawork ze środowiskiem SAP (zarówno rozwiązaniami SAP ECC, jak i S/4HANA oraz SAP HR i SuccessFactors). Dostępne są odpowiednie konektory, a także usługi wdrożenia i integracji obu platform.

Dzięki powyższym zaletom skanowanie, elektroniczna archiwizacja i udostępnianie dokumentów, przepływ pracy oraz zarządzanie procesami biznesowymi stają się efektywne, bezpieczne, a także przyjazne dla pracowników.

Rozwiązanie wspiera optymalizację zarządzania różnymi typami dokumentów i procesów. Do najczęstszych należą:

• obieg faktur dostawców (rejestracja i skanowanie dokumentu, workflow, archiwizacja, integracja z SAP);
• dokumenty współpracy z kontrahentami i klientami, in. umowy, zamówienia (digitalizacja, archiwizacja, ochrona i udostępnianie);
• obieg dokumentów HR (umowy z pracownikami, współpracownikami). Dodatek Rockawork E-Teczki do systemów kadrowo-płacowych (np. SAP HR/HCM, SuccessFactors), umożliwia wdrożenie i utrzymanie dokumentacji pracowniczej firmy w formie cyfrowej (elektroniczne akta osobowe);
• obieg korespondencji, proces obsługi reklamacji;
• dokumentacja techniczna (projekty, schematy i mapy infrastruktury), procesy IT, dokumentacja RODO.

Wykorzystując doświadczenia osób na co dzień pracujących z rozwiązaniem i we współpracy z klientami opracowaliśmy nowy wygląd interfejsu użytkownika. To właśnie bezpośrednie uwagi użytkowników stanowiły podstawę wprowadzonych zmian. Poprawiliśmy w szczególności interfejs dostępny na urządzeniach mobilnych, W efekcie Rockawork zyskał prosty, intuicyjny interfejs, zgodny z logiką pracy użytkowników, który równie efektywnie może być obsługiwany na dowolnym urządzeniu.

Wielu naszych klientów wykorzystuje system Rockawork jako podstawowe repozytorium plików. Jak wiadomo, w dużych repozytoriach problemem może być szybkie wyszukanie konkretnego dokumentu lub zbioru dokumentów o zadanych parametrach. W tym aspekcie z pomocą naszym klientom przychodzi dedykowana wyszukiwarka. W przypadku zapytania tekstowego system dopasowuje frazę do dowolnego pola w dokumencie lub do treści załączonego dokumentu.

Zapytanie można także uszczegółowić w taki sposób, by dotyczyło np. określonego pola w dokumencie. Co więcej użytkownik ma do dyspozycji narzędzia do filtrowania, dzięki którym w prosty sposób może utworzyć stały filtr podręczny, uruchamiany przez jedno kliknięcie myszką.

Szablony dokumentów (np. w formacie .doc, .docx programu MS Word) mogę być wykorzystane do generowania automatycznych umów i innych typów dokumentów. W dokumencie tekstowym specjalne pola mogą być wypełniane przez system Rockawork. W ten sposób możliwe jest wygenerowanie kompletu dokumentów dla dowolnego użytkownika, np. dla nowego pracownika w procesie onboardingu.

Z platformą Rockawork można przeprowadzić nie tylko digitalizację i automatyzację kluczowych procesów biznesowych w firmie, ale również samodzielnie dostosowywać procesy do dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych. Bardzo ważnym elementem analizy i optymalizacji każdego procesu biznesowego jest identyfikacja miejsc, w których powstają zatory w procesie, tzw. wąskie gardła. Klient może samodzielnie przygotować i skonfigurować pulpit (dashboard), na którym wybrane raporty będą prezentowały najistotniejsze informacje o procesie. Jednym z takich raportów, prezentującym zatory (opóźnienia) w poszczególnych krokach, jest tzw. mapa cieplna (heat map) procesu.

Ponadto nasz system współpracuje z Power BI, rozwiązaniem, które umożliwia przygotowanie dynamicznych, złożonych raportów analitycznych. Integrując się z systemem Rockawork, nasi klienci mogą stworzyć dowolny, nawet bardzo zaawansowany raport, ponieważ wszystkie dane dostępne w Rockawork mogą być wykorzystane w Power BI.

Ciekawą i oczekiwaną przez klientów funkcjonalnością systemu jest możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego. Użytkownik wskazuje dokument do podpisu i podaje numer PIN, którym zabezpieczony jest podpis kwalifikowany. Proces podpisu dokumentu może być fragmentem dowolnego procesu biznesowego i  jest realizowany w systemie Rockawork bez konieczności przełączania się na inne aplikacje lub portale. Co bardzo istotne ze względów bezpieczeństwa, certyfikat klienta nie jest przesyłany poza urządzenie, z którego korzystano, podpisując dokument.

Wśród naszych klientów jest wiele firm pracujących na systemach SAP. Budując konektory integrujące Rockawork z SAP, wykorzystaliśmy nasze doświadczenie z wdrożeń oraz usług wsparcia użytkowników tego systemu. Jednym z rozwiązań, jakie proponujemy, jest rozwiązanie kwestii składowania dokumentów w SAP. Nasi klienci nie muszą obciążać swojego SAP-a zbędnymi dokumentami. Wystarczy, że w SAP zostanie zdefiniowane repozytorium treści (content repository), co umożliwi współpracę między systemami.