Spośród wielu wyzwań, przed jakimi stoją dzisiaj duże firmy, jednym z kluczowych zagadnień i celów jest uzyskanie kontroli nad procesami biznesowymi. Dotyczy to zarówno tych związanych stricte z podstawową działalnością biznesową, czyli procesów z obszaru tzw. core business, jak również procesów toczących się w tle, mających charakter wsparcia czy wspomagających (tzw. procesy back-office).
Przykładami procesów z pierwszej grupy są np.:
W obszarze procesów wspomagających core business najczęściej zachodzi potrzeba kontroli obiegu faktur kosztowych, umów z dostawcami, rozliczania delegacji, obsługi wniosków urlopowych bądź innych wniosków kadrowych. Procesy te oczywiście mogą mieć, i najczęściej mają, wzajemne relacje. Najbardziej typowy i powszechny przykład to tzw. proces purchase-to-pay, czyli proces zakupowy związany z obsługą zamówienia (opcjonalny poprzedzony procesem zapotrzebowania wraz z analizą ofert nadesłanych przez dostawców), zarządzaniem obiegiem faktury kosztowej i przekazaniem jej do płatności. Elementem takiego procesu najczęściej są również czynności związane z obsługą i obiegiem umowy z kontrahentem wraz z bezpieczną archiwizacją wszystkich dokumentów, które w tym procesie są przetwarzane.
Przekroczenie przez organizację pewnej „masy krytycznej”, prowadzi do utraty kontroli nad procesami i powoduje, że organizacja ponosi nieuzasadnione koszty. Wzrost biznesu może wynikać z wielu czynników, najczęstsze to ekspansja terytorialna, wprowadzenie nowego produktu, wzrost sprzedaży i ilości obsługiwanych klientów, a koszty obsługi procesów to nie tylko wymiar czysto finansowy, ale również czas, błędy i ryzyko związane z obsługą dokumentów. Sytuacja dodatkowo staje się jeszcze bardziej skomplikowana, kiedy organizacja posiada już system ERP wspierający procesy biznesowe w ujęciu pionowym, tzn. proces produkcji, zamawiania materiałów. Problemy, które wówczas powstają wynikają z konieczności „poziomej integracji procesów biznesowych”, czyli zarządzanie obiegiem dokumentu, który biegnie „w poprzek” struktury organizacyjnej.
Taki stan prowadzi do tego, że przetwarzanie dokumentów staje się niewydolne (długi czas realizacji procesów, trudności w rozwiązywaniu problemów) i jeszcze bardziej kosztowne. Dlatego organizacje decydują się na digitalizację dokumentów i przetwarzanie procesów biznesowych w sposób elektroniczny z wykorzystaniem systemu Rockawork.
Najczęściej spotykanym scenariuszem jest proces akceptacji faktur zakupowych. Można w nim rozróżnić, na poziomie ogólnym, kilka etapów: rejestracja dokumentu faktury, opis i akceptacja merytoryczna, opis i akceptacja finansowa, zaksięgowanie faktury. Każdy z tych etapów ma inny zakres działań, które należy wykonać oraz inny zakres informacji, który należy przetworzyć.
Reasumując system informatyczny realizujący procesy w firmie powinien być wszechstronny i elastyczny, tak aby można w nim było wykonywać procesy z różnymi wymaganiami i jednocześnie czerpać korzyści z tego, że są w „jednym miejscu”. Możliwe jest wówczas szybkie i łatwe przekazywanie danych między nimi oraz wyciąganie skorelowanych informacji. Dodatkowo pracownicy wykorzystują jedno narzędzie do wykonywania różnych działań, dzięki czemu jest to łatwiejsze i szybsze. Również utrzymanie, ewentualne zmiany i dostosowania wymagają jednego rodzaju kompetencji, co powoduje, że jest to mniej pracochłonne i kosztowne.
