Żabka Polska – Digitalizacja procesów kadrowo-płacowych

Istotą zmian jest digitalizacja kilkunastu procesów kadrowo-płacowych, w tym m.in. obsługi zatrudnienia. Pojawia się także możliwość połączenia różnych form prawnych składanych oświadczeń woli – formy elektronicznej (z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego) oraz formy dokumentowej potwierdzonej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (Żabka Polska) wywoływaną kodem SMS.

Elastyczność w doborze podpisu elektronicznego do spełnienia wymaganej formy prawnej minimalizuje ryzyka biznesowe i niweluje błędy w prowadzeniu dokumentacji kadrowej. W perspektywie działań prowadzonych wewnątrz organizacji gwarantuje to bezpieczeństwo i wygodę w obsługiwaniu elektronicznej dokumentacji.

Wśród najważniejszych korzyści należy także wymienić stworzenie kompletnego repozytorium dokumentacji kadrowej (e-teczka pracownicza), które zastępuje papierowe akta osobowe i jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Automatyzacja obiegu dokumentów i eliminacja papieru daje organizacji wymierne korzyści biznesowe, redukując zdecydowanie koszty związane z czasem obsługi procesów HR (w szczególności procesów masowych, jak np. proces podwyżkowy czy oświadczenia związane z wewnętrznymi regulacjami) oraz archiwizowaniem dokumentacji pracowniczej.

Żabka Polska zdecydowała się na dodatkową personalizację narzędzia, aby zmaksymalizować jego elastyczność oraz uzyskać spójność rozwiązania z własnymi procesami UX. Integracja z SignHub i modułem E-Teczki dostępnym w ramach platformy do zarządzania obiegiem dokumentów Rockawork (wcześniej All for One ECM) to kolejny krok w digitalizacji procesów biznesowych w intensywnie prowadzonej transformacji cyfrowej w Żabka Polska.

Jak podkreśla Jolanta Bańczerowska, Chief People Officer i Członkini Zarządu Grupy Żabka: „Dzięki rozwiązaniom paperless ograniczamy nasz negatywny wpływ na środowisko naturalne poprzez zmniejszenie zużycia papieru. Klucz tkwi w automatyzacji, zwiększonej efektywności i przede wszystkim nadzorze procesów, co pozytywnie wpływa na funkcjonowanie całej organizacji.

Dzięki wdrożeniu rozwiązań SignHub i Rockawork E-Teczki w obszarze HR, zintegrowanego z naszym wewnętrznym systemem SAP SuccessFactors, zyskaliśmy możliwość przeprowadzania skomplikowanego procesu w krótkim czasie. Większość dokumentów jest procedowana i zatwierdzana elektronicznie, zgodnie z zaimplementowanymi ścieżkami akceptacji. Nasi menadżerowie mogą spotkać się online z pracownikami i w czasie rzeczywistym podpisać dokument, co oszczędza czas zarówno jednych, jak i drugich, a tym samym uwalnia go na realizację innych zadań.

Elektroniczne teczki pracownicze to nie tylko wygoda i oszczędność papieru, ale także znaczne podniesienie standardów bezpieczeństwa informacji, co jest niezwykle ważne, gdy mamy do czynienia z wrażliwymi danymi pracowników”.