Rockawork to nowoczesne rozwiązanie wspomagające elektroniczną archiwizację, udostępnianie oraz obieg dokumentów. Zaawansowane możliwości zarządzania procesami obiegu dokumentów, prosty i funkcjonalny interfejs użytkownika oraz wysoki poziom ochrony danych gwarantują, że obieg dokumentów jest efektywny i szybki, archiwizacja elektroniczna – bezpieczna, a koszt przetwarzania – relatywnie niski.
Rockawork pomaga organizacjom (niezależnie od branży i wielkości) w sprostaniu powyżej opisanym wyzwaniom. Zadaniem tego narzędzia jest przekształcenie informacji w zarządzalny, kontrolowalny zasób, decydujący o sprawności procesów biznesowych.
Rockawork pełni rolę centralnego repozytorium dokumentów. Centralizacja dokumentów elektronicznych przekłada się na niższe koszty ich przechowywania oraz udostępniania i przesyłania na różnych nośnikach. Eliminuje również rozproszenie i powielanie tej samej treści, przyczyniając się do minimalizacji kosztów przechowywania informacji zawartej w dokumentach. Dostęp do dokumentów jest sterowany uprawnieniami, a nie ich fizyczną niedostępnością, a kilka osób może korzystać z jednego dokumentu w tym samym czasie.
Spośród dostępnych na rynku podobnych rozwiązań Rockawork wyróżnia funkcjonalność i ergonomia. Rozwiązanie jest łatwe w obsłudze, intuicyjne i bardzo elastyczne. Możliwość szybkiego wyszukania każdej informacji dzięki wykorzystaniu najnowocześniejszych rozwiązań technicznych i unikalnej architektury to jego duża zaleta.
Dostęp przez przeglądarkę internetową pozwala pracować z aplikacją z każdego miejsca na świecie i z każdego urządzenia podłączonego do sieci. W standardzie rozwiązania jest obsługa w języku polskim i angielskim, istnieje także możliwość łatwego dodania innych języków, zgodnie z oczekiwaniami klienta.
Kolejnym wyróżnikiem Rockawork jest duży nacisk, jaki położono na dokładne przemyślenie kwestii ochrony przed niepowołanym dostępem oraz bezpieczeństwa składowania i przesyłania danych. Szyfrowanie plików oraz rozbudowany system autoryzacji daje możliwość zdefiniowania uprawnień użytkowników nawet do pojedynczych danych. Zaawansowany system kontroli i audytu pozwala jednoznacznie określić, kto, co i kiedy wykonał w aplikacji.
I najważniejsze. Architektura systemu została tak zaprojektowana, aby aplikacja mogła być dostępna w modelu tzw. chmury. All for One Poland – w oparciu o własne, profesjonalne i bezpieczne data center – może również udostępnić rozwiązanie w modelu SaaS. Dzięki temu – w porównaniu do tradycyjnych instalacji wymagających własnej infrastruktury IT klienta – aplikacja może być dostępna praktycznie od ręki, bez konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych na zakup licencji i sprzętu oraz kosztów administracji. Wybór należy do klienta.
Ten aspekt zdecydowanie wyróżnia All for one Poland na tle innych dostawców na rynku. Połączenie własnego rozwiązania softwareowego z własną infrastrukturą IT tworzy zintegrowane, kompleksowe i niezależne od innych dostawców rozwiązanie na miarę potrzeb firm chcących konkurować w nowej erze – erze informacji. Dodatkowo skorzystanie z modelu outsourcingu wzmacnia wszystkie korzyści płynące z zastosowania rozwiązania (transfer ryzyka na All for One Poland oparcie współpracy o umowę SLA, niższe koszty utrzymania, wyższe bezpieczeństwo, dostępność, zarządzanie kopiami zapasowymi).
Moduł Content Management służy do zarządzania systemem informacyjnym organizacji, pozwalając na wprowadzanie i archiwizację dowolnego rodzaju treści. Podstawowe jego funkcje to zarządzanie dokumentami o różnych typach i formatach fizycznych i elektronicznych. Mogą to być zarówno dokumenty tekstowe, jak i pliki graficzne (np. dokumentacja techniczna w formatach programów graficznych), skany dokumentów i rysunków, zdjęcia, itp.
Możliwość separowania danych, wydzielania oddzielnych repozytoriów dla różnych typów dokumentów oraz system uprawnień umożliwiają zbudowanie elastycznego dostępu do informacji oraz zwiększenie przejrzystość archiwum. Możliwe jest oddzielenie od siebie danych poszczególnych spółek grupy kapitałowej, udostępnienie informacji w zależności od działu firmy czy typu dokumentu, np. dokumenty wewnętrzne bądź dokumenty dotyczące klientów. Dotarcie do poszukiwanego dokumentu ułatwiają zaawansowane funkcje wyszukiwania.
Architektura systemu została tak zaprojektowana, aby aplikacja mogła być dostępna w modelu w modelu SaaS – w oparciu o własne, profesjonalne i bezpieczne data center.
Enterprise Content Management dba też o to, by niepotrzebne dokumenty nie zalegały w repozytorium – funkcja zarządzania archiwizacją w czasie pozwala na ustawienie powiadomień o możliwości usunięcia np. faktur, dla których wymagany czas przechowywania już upłynął lub upłynie niebawem.
Nad bezpieczeństwem i dostępem do dokumentów tylko uprawnionych osób czuwa rozbudowany system uprawnień i autoryzacji, gwarantujący organizacji pełną kontrolę i zarządzanie ryzykiem.
Komfort i sprawność pracy z narzędziem zapewnia przyjazny interfejs użytkownika oraz dostęp przez przeglądarkę WWW, z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia (laptop, tablet, smartfon). Mimo tej otwartości, zabezpieczenia wbudowane w rozwiązanie gwarantują zgodność z najbardziej restrykcyjnymi standardami.
W skład rozwiązania Rockawork wchodzi również funkcjonalność skanowania dokumentów i rozpoznawania treści (tzw. OCR, ang. Optical Character Recognition), dzięki której możliwe jest pełne przetworzenie wersji papierowej dokumentu na postać elektroniczną. Ponadto Rockawork współpracuje ze skanerami przemysłowymi oraz drukarkami i czytnikami kodów kreskowych.
Komunikacja Rockawork z systemami zewnętrznymi pozwala zachować kontrolę nad dokumentami i inicjowaniem zadań, np. inicjując import danych w określonym czasie.
System może też pełnić funkcję e-archiwum dla różnych aplikacji wykorzystujących zewnętrzne repozytorium danych, np. dla modułu workflow rozwiązania All for One Enterprise Content Management lub dla dowolnego innego systemu IT (ERP, CRM, itp.).
Worfklow to moduł rozwiązania Rockawork, którego podstawową funkcją jest automatyzacja obiegu dokumentów zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką powiązaną ze strukturą organizacyjną.
Zamodelowane w rozwiązaniu scenariusze procesów precyzują, przy jakich zdarzeniach, do kogo, jakie wiadomości i/lub zadania do wykonania mają być generowane. Jednoznaczne i automatyczne przypisanie odpowiedzialności za kolejne kroki procesu pozwala na skrócenie czasu reakcji, a także na uniknięcie ewentualnych błędów (np. brak koniecznej akceptacji odpowiedzialnej osoby, podjęcie decyzji przez niewłaściwą osobę, opóźnienie sprawy).
Wszyscy pracownicy, którzy w jakiś sposób, na dowolnym etapie uczestniczą w procesach workflow, posiadają skrzynkę zadań do wykonania. Skrzynka ta jest wspólna dla wszystkich procesów. W momencie gdy do skrzynki trafia nowe zadanie, użytkownik otrzymuje powiadomienie, ma także możliwość podglądu dokumentu na każdym etapie procesu.
Narzędzie pozwala na rejestrowanie i udostępnianie informacji o zdarzeniach, zmianach i aktualnym statusie spraw. Możliwe jest zamodelowanie zastępstw i deadline’ów dla wybranych kroków lub całego procesu.
Jeśli dane zdarzenie występuje jednorazowo i nie ma uzasadnienia dla budowania scenariusza workflow dla tego procesu, możliwe jest obsługa danego kroku ad hoc, niezależnie od struktury organizacyjnej.
Funkcje raportowe Rockawork pozwalają m.in. na kontrolę przekroczenia czasów obsługi, listy aktywnych procesów i ich uczestników, przegląd aktualnych statusów poszczególnych procesów lub aktywności wybranych użytkowników.
Rockawork umożliwia szybki wgląd do źródłowych dokumentów dotyczących danej sprawy z poziomu zadania workflow (np. link do skanu faktury w automatycznym e-mailu o fakturze oczekującej na akceptację). Zmiana w e-archiwum może być sygnałem do rozpoczęcia procesu workflow dla wybranego dokumentu/kategorii dokumentów. Na przykład pojawienie się nowej faktury kosztowej w repozytorium automatycznie uruchamia workflow dla tego typu dokumentu i zostaje ona przesłana do akceptacji odpowiedzialnej osoby, notyfikując jednocześnie system ERP o „oczekiwanym” koszcie, co może być istotne np. z punktu tworzenia rezerw.
Wyróżnikiem All for One Enterprise Content Management jest elastyczność. Rozwiązanie umożliwia obsługę dowolnego, jedno- lub wielowariantowego procesu biznesowego. Istnieje możliwość swobodnego definiowania formularzy zgodnie z potrzebami danego procesu i użytkowników.
Zaletą rozwiązania jest łatwość implementacji i budowania kolejnych procesów. Są one dostępne w formie czytelnej, edytowalnej mapy graficznej.
Połączenie funkcji archiwizacji z obiegiem dokumentów w Rockawork pozwala na wykorzystanie pełnego potencjału skupionego w informacji elektronicznej, dotychczas zarezerwowanego dla najdroższych systemów największych światowych producentów. Warto pójść jeszcze o krok dalej i rozważyć integrację rozwiązania z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. Rockawork może współpracować z systemami ERP, CRM, HR oraz innymi. Dla firm korzystających z rozwiązań SAP przygotowano moduł All for One ECM Connector dla SAP.
Rockawork łatwo wpasowuje się w istniejące środowisko i architekturę IT. Może być uruchomiony na systemach operacyjnych i bazach danych różnych dostawców, a także na systemach operacyjnych i bazach danych dostępnych w modelu open source (darmowych).
Ważną wiadomością, zwłaszcza dla użytkowników pracujących w terenie (np. serwisantów, inżynierów, przedstawicieli handlowych) jest możliwość dostępu do dokumentacji i wykonywania zadań workflow na urządzeniach mobilnych.
Dziś – spotkanie.
Za dwa tygodnie – prototyp.
Kolejne dwa – uruchomienie!
